Politica anti-corruzione

Keller Henson Company Limited si impegna a condurre le proprie attività in modo onesto, etico e trasparente, con senso di responsabilità sociale, tenendo conto degli interessi di tutte le parti interessate e conformemente ai principi di una buona governance societaria, nonché a non accettare alcuna forma di corruzione, sia direttamente che indirettamente.

1. Definizione

Corruzione indica ogni forma di tangente, compresi l’offerta, la promessa, la consegna, l’impegno a fornire, la richiesta o l’accettazione, sia in forma monetaria che di beni o altri vantaggi indebiti, nei confronti di funzionari pubblici, enti governativi, enti privati, partner commerciali, clienti e tutte le parti interessate, sia direttamente che indirettamente, al fine di influenzare tali persone affinché compiano o omettano azioni rientranti nelle loro funzioni o competenze, ovvero esercitino l’autorità derivante dalle loro funzioni o competenze per ottenere vantaggi commerciali o competitivi, per favorire un’azienda specifica o per procurare o mantenere altri vantaggi indebiti per sé, per altri o per l’azienda, salvo quanto espressamente consentito da leggi, regolamenti, disposizioni, normative, usanze locali o consuetudini commerciali.

Concessione di cose o di altri vantaggi indica l’offerta di vantaggi sotto forma di denaro, beni, merci, doni o altri benefici come compenso, incentivo, ricompensa o per instaurare un rapporto positivo.

Concessione o accettazione di tangenti indica l’offerta o l’accettazione di cose, doni, premi o qualsiasi altra forma di ricompensa allo scopo di incentivare una persona a prendere una decisione, ad agire o ad astenersi dall’agire, oppure per trarre un vantaggio personale o per agevolare il conseguimento di un obiettivo secondo la propria volontà, in modo disonesto, illegale o contrario alla legge.

2. Linee guida della politica anti-corruzione

Amministratori, dirigenti e dipendenti dell’Azienda sono tenuti a non tollerare alcuna forma di corruzione, né nei confronti di enti pubblici, né di enti privati, né di soggetti incaricati di funzioni pubbliche o private, sia direttamente che indirettamente, al fine di acquisire affari per l’Azienda o perseguire vantaggi personali in modo non etico. Ciò comprende la concessione o l’accordo di concedere, nonché l’accettazione di cose, doni, ospitalità, sollecitazioni, donazioni e altri vantaggi da parte di soggetti che intrattengono rapporti commerciali con l’Azienda.

A tale proposito, la politica anti-corruzione si applica a fornitori, clienti e a tutte le parti interessate dell’Azienda, sia a livello nazionale che internazionale; l’Azienda provvede inoltre a verificare periodicamente, almeno una volta all’anno, il rispetto di tale politica e a valutare i rischi di corruzione nell’intera organizzazione.

3. Politiche, misure e pratiche anti-corruzione

• L’Azienda ha annunciato una politica di divieto di regali durante festività come il Capodanno o altre occasioni, al fine di stabilire una buona norma nel comportamento aziendale, comunicandola ai propri amministratori, dirigenti, dipendenti e fornitori.

• L’Azienda garantisce una redazione affidabile dei report finanziari, un sistema operativo efficace e una valutazione dei rischi di corruzione nei processi aziendali, con un monitoraggio regolare per creare un’operatività

• L’Azienda attribuisce grande importanza alla diffusione, alla promozione e allo sviluppo della conoscenza e della consapevolezza tra le persone all’interno dell’organizzazione, in particolare tra il personale che deve interagire con le parti interessate dell’Azienda, al fine di costruire una cultura aziendale sensata, consapevole e contraria alla corruzione.

• L’Azienda ha istituito canali per segnalare reclami e sospetti relativi ad azioni che potrebbero portare alla corruzione all’interno dell’Azienda. L’Azienda garantirà protezione ed equità a tutti i denuncianti, compresi i dipendenti che rifiutano di partecipare a pratiche corruttive o che segnalano casi di corruzione. Tali canali sono stati predisposti tramite il «Canale per i whistleblower».

• L’Azienda considererà qualsiasi atto, coinvolgimento o esposizione alla corruzione una violazione del proprio Codice di Condotta. Il responsabile sarà soggetto alle sanzioni disciplinari previste dall’Azienda e, qualora l’atto sia anche illegale, quest’ultima valuterà l’adozione di provvedimenti conformi alle leggi vigenti.

• Linee guida per amministratori, dirigenti e dipendenti

  • Amministratori, dirigenti e dipendenti dell’Azienda devono conformarsi alla Politica Anticorruzione e non devono essere coinvolti, direttamente o indirettamente, in attività corruttive.

  • Amministratori, dirigenti e dipendenti dell’Azienda non devono utilizzare i poteri e i compiti loro assegnati dall’Azienda per ottenere vantaggi personali o benefici per familiari, parenti o persone vicine, direttamente o indirettamente, in qualsiasi fase del processo aziendale; ad esempio, agendo in modo sleale per vendere prodotti o servizi personali all’Azienda o per competere, direttamente o indirettamente, con essa.

• Gli amministratori e i dipendenti dell’Azienda non devono trascurare o ignorare atti fraudolenti cui assistano e che potrebbero coinvolgere l’Azienda, segnalando tali fatti ai propri superiori o alle persone designate responsabili, oppure tramite il «Canale per i whistleblower». I dipendenti devono collaborare nelle indagini relative ai vari fatti accertati.

• Gli amministratori e i dipendenti dell’Azienda non devono richiedere né accettare indebitamente benefici da parte delle parti interessate, come stabilito dalle disposizioni riguardanti l’accettazione di beni o di altri vantaggi, né la loro erogazione; devono inoltre prestare attenzione ed evitare di accettare ospitalità da parte delle parti interessate dell’Azienda che potrebbero trarre vantaggio dalle prestazioni dei dipendenti stessi o

• I dipendenti dell’Azienda hanno il dovere di chiarire e richiedere la collaborazione delle parti interessate affinché rispettino periodicamente la politica di divieto di regali, ad esempio durante importanti festività.

• Qualora i dipendenti nutrano dubbi, esitazioni o subiscano pressioni per impegnarsi in attività corruttive, possono consultare i propri superiori, il reparto Risorse Umane, l’ufficio legale o la persona designata dall’Azienda per il monitoraggio della conformità al Codice di Condotta, in qualunque momento. In alternativa, possono presentare un reclamo tramite il «Canale per i whistleblower» dell’Azienda. Il whistleblower o il denunciante sarà tutelato in modo equo e tutte le informazioni fornite saranno trattate come riservate.

• Dirigenti e dipendenti devono collaborare per promuovere buone pratiche all’interno dell’organizzazione, in stretta collaborazione con i reparti responsabili del controllo interno e dell’audit interno, fornendo informazioni e monitorando i risultati qualora venga assistito o scoperto un qualsiasi atto di corruzione. Il segnalante, il chiarificatore o il denunciante saranno tutelati in modo equo e tutte le informazioni fornite saranno considerate riservate.

4. Termini di azione

 La Politica Anticorruzione copre tutte le attività connesse alle operazioni della Società. Ogni azione conforme alla Politica Anticorruzione deve seguire le linee guida stabilite nel Manuale di Corporate Governance e di Codice di Condotta e in qualsiasi altra linea guida emanata dalla Società per chiarire l’attuazione della politica anticorruzione ed evitare rischi che potrebbero portare alla corruzione. A tale riguardo, i membri del consiglio di amministrazione, gli amministratori delegati e i dipendenti della Società, a tutti i livelli, devono svolgere i propri compiti con la massima attenzione nei seguenti ambiti:

4.1 Ricezione di oggetti o altri benefici

• La Società richiede ai membri del consiglio di amministrazione, agli amministratori delegati e ai dipendenti di astenersi dal ricevere oggetti o altri benefici da tutte le parti interessate correlate alle operazioni commerciali della Società, ad esempio accettando regali, sollecitando donazioni, richiedendo ricevimenti o ricevendo contributi.

• I dipendenti sono tenuti a informare periodicamente i partner commerciali e le altre parti interessate correlate della politica aziendale di divieto di regali e a chiedere loro di collaborare nell’osservanza di tale politica.

• Nel caso in cui sorga una necessità inevitabile di ricevere oggetti o altri benefici — ad esempio perché il partner commerciale non è a conoscenza dell’annuncio della politica di divieto di regali e ha già portato l’oggetto, oppure perché il dipendente si trova in una situazione in cui non può rifiutare il ricevimento dell’oggetto per preservare un buon rapporto con quella persona o organizzazione — i dipendenti devono adottare le seguenti misure:

  • Richiedere che il responsabile di reparto o un livello superiore riceva gli oggetti il cui valore non superi i 3.000 baht. Se il valore supera tale importo, la Società non consente in alcun caso la ricezione di tali oggetti.

  • All’atto della ricezione dell’oggetto, esso deve essere immediatamente consegnato al Dipartimento Risorse Umane per il trattamento opportuno, salvo nel caso in cui l’oggetto sia (1) un prodotto deperibile con data di scadenza entro 1 mese, oppure (2) un regalo del valore massimo di 500 baht, purché il responsabile di reparto abbia facoltà di valutare la distribuzione dell’oggetto ai dipendenti in modo appropriato.

• Nel caso in cui la Società riceva un premio, un souvenir o qualsiasi altro oggetto da un concorso, da un contratto stipulato con un partner commerciale o da un evento di riconoscimento per il lavoro svolto dalla Società, essa potrà accettarlo sotto forma di dono interorganizzativo, designando un responsabile di livello manageriale o superiore come rappresentante autorizzato a ricevere tali oggetti quale proprietà della

• La Società consente ai membri del consiglio di amministrazione, agli amministratori delegati e ai dipendenti di ricevere regali del valore massimo di 500 baht durante festività tradizionali, eventi di pubbliche relazioni o varie manifestazioni, quali calendari, portachiavi, penne, quaderni o monete commemorative recanti il logo dell’organizzazione o dell’evento, purché un supervisore o un dipendente di livello manageriale o superiore venga designato come rappresentante autorizzato a ricevere tali souvenir e a valutarne la distribuzione ai dipendenti in modo appropriato.

• Le richieste di sponsorizzazioni o di oggetti possono essere effettuate in forma interorganizzativa, purché il processo di sponsorizzazione sia approvato conformemente alle procedure aziendali e firmato esclusivamente dall’autorità competente.

• L’accettazione di offerte per seminari, corsi di formazione, viaggi di studio o visite aziendali a carico dei partner commerciali è consentita qualora tale iniziativa sia ritenuta adeguata e vantaggiosa per la Società. Tuttavia, nel valutare tali offerte occorre prestare attenzione ai seguenti aspetti:

  • (a) Le offerte sono rivolte a singoli individui, non a organizzazioni.

  • (b) Le offerte non specificate nell’accordo contrattuale.

  • (c) Le offerte aventi finalità turistiche anziché formative.

4.2 Concessione di beni o altri vantaggi

L’Azienda stabilisce che la concessione di beni o di altri vantaggi agli stakeholder, per un valore non superiore a 3.000 baht, è consentita esclusivamente durante le festività tradizionali consuete e non contrarie alla legge; tale pratica deve essere preventivamente approvata da un dipendente di livello dirigenziale o superiore. Inoltre, al fine di evitare e prevenire atti di corruzione che potrebbero configurare tangenti, l’Azienda richiede che i responsabili di reparto o figure di livello superiore verifichino l’idoneità dell’iniziativa prima di procedere e agiscano come rappresentanti dell’Azienda nella concessione di beni o altri vantaggi.

4.3 Politica sulle donazioni benefiche o sui contributi

La concessione o l’accettazione di donazioni, raccolte fondi, sovvenzioni, beni o contributi benefici devono avvenire in modo trasparente e conforme alla legge, al fine di garantire che tali azioni non siano utilizzate come pretesto per dare o ricevere tangenti. Qualora il valore della donazione sia significativo, l’Azienda la sottoporrà all’approvazione del direttore autorizzato, il quale ne valuterà l’idoneità caso per caso.

4.4 Politica sull’assistenza politica

L’Azienda conduce le proprie attività con neutralità politica, non partecipa né mostra interesse verso alcun partito politico, alcun politico o qualsiasi autorità politica; inoltre, non utilizza alcuna delle proprie risorse finanziarie o materiali per sostenere, direttamente o indirettamente, partiti politici, politici o autorità politiche.

A tale riguardo, l’Azienda stabilisce linee guida che vietano ai dirigenti, agli esecutivi e ai dipendenti di utilizzare la propria posizione, i propri doveri, le risorse aziendali, il tempo lavorativo o qualsiasi strumento dell’Azienda a favore o in sostegno di qualsiasi attività politica, organizzazione politica o membro di un’organizzazione politica. È inoltre vietato ai dirigenti, agli esecutivi e ai dipendenti esercitare pressioni, costringere o indurre colleghi e subordinati a sostenere qualsiasi attività politica.

4.5 Relazioni commerciali e approvvigionamento

È vietato concedere o accettare tangenti in qualsiasi forma nel corso delle operazioni commerciali con partner commerciali, parti contraenti o qualsiasi ente pubblico o privato che intrattiene rapporti d’affari con l’Azienda; tutte le operazioni commerciali devono essere trasparenti e conformi alle disposizioni di legge.

Inoltre, nell’ambito della gestione della catena di fornitura, per prevenire fenomeni corruttivi con i fornitori, l’Azienda chiarirà e incoraggerà questi ultimi ad operare conformemente ai principi e alle pratiche della Politica anti-corruzione Keller Henson.

5. Canale per segnalazioni (whistle-blower)

L’Azienda mette a disposizione canali per presentare reclami, segnalazioni (whistle-blowing) o esprimere opinioni, affinché dipendenti e stakeholder di tutte le parti interessate possano inoltrare reclami, segnalare elementi probatori o esprimere il proprio parere, contribuendo così allo sviluppo del personale, al miglioramento della gestione e all’ulteriore accertamento dei fatti attraverso i seguenti canali.

• E-mail hiatkellerhenson.com

• Posta Indirizzare la busta a una delle persone autorizzate a ricevere le segnalazioni, come segue:

  • Segretario societario

Inviandola alla sede centrale dell’azienda.

Keller Henson Co., Ltd. No. 319 Chamchuri Square Building, 24° piano, Unità TT03, Via Phaya Thai, Sottodistretto Pathum Wan, Distretto Pathum Wan, Bangkok, 10330, Thailandia

6. Tutela e riservatezza del denunciante o della persona coinvolta

L’Azienda prevede la protezione dei whistleblower, dei denuncianti, degli informatori, dei testimoni o di altre persone coinvolte nella denuncia, i cui diritti saranno tutelati dall’Azienda. L’Azienda proteggerà e manterrà la riservatezza di tutte le informazioni e le prove documentali che potrebbero identificare il whistleblower, il denunciante, l’informatore, il testimone o la persona coinvolta.

L’Azienda non prenderà in considerazione alcuna azione volta a licenziare, sanzionare o comunque ledere i dipendenti che rifiutino la corruzione in qualsiasi forma, anche qualora tali comportamenti possano causare all’Azienda la perdita di opportunità commerciali.

7. Azioni disciplinari

 Tutti i membri del consiglio di amministrazione, gli esecutivi e i dipendenti che violino, trascurino, omettano o non adempiano intenzionalmente agli obblighi previsti saranno considerati in violazione e potranno essere soggetti ad azioni disciplinari. L’Azienda valuterà le sanzioni conformemente al proprio regolamento interno; qualora il comportamento costituisca anche reato, l’Azienda valuterà l’adozione di ulteriori provvedimenti ai sensi delle norme di legge applicabili.